Ratgeber Automatisierung

Prozessautomatisierung im KMU: Welche Abläufe sich eignen

Nicht jeder Prozess muss automatisiert werden. Sinnvoll sind vor allem Aufgaben, die regelmässig vorkommen, klaren Mustern folgen und Mitarbeitende administrativ belasten.

1. Wiederkehrende E-Mail-Anfragen

Wenn ähnliche Anfragen immer wieder eintreffen, kann eine Automatisierung helfen: Informationen erkennen, sortieren, zusammenfassen und eine passende Antwort vorbereiten.

2. Daten aus Formularen und Dokumenten

Viele Unternehmen übertragen Informationen manuell aus Formularen, PDFs oder E-Mails. Solche Schritte lassen sich oft teilweise automatisieren und strukturierter vorbereiten.

3. Offerten und Standardtexte

Wenn Offerten, Projektbeschriebe oder Kundeninformationen häufig ähnlich aufgebaut sind, können Textbausteine und KI-gestützte Vorlagen den Prozess vereinfachen.

4. Interne Ablage und Wissenssuche

Automatisierung kann auch bedeuten, Informationen besser auffindbar zu machen. Ein KI-Assistent kann Mitarbeitende dabei unterstützen, relevante Dokumente und Antworten schneller zu finden.

5. Kleine Schritte statt Komplettumbau

Der beste Einstieg ist ein einzelner, gut verständlicher Prozess. So bleibt das Projekt überschaubar und der Nutzen kann im Alltag getestet werden.

Fazit

Prozessautomatisierung im KMU sollte praktisch, verständlich und messbar sein. DW-Solutions hilft dabei, geeignete Abläufe zu erkennen und daraus einfache, nutzbare Lösungen zu entwickeln.